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江西省高速集团吉安管理中心推进档案规范化管理
2017-11-22 10:29:02  中国公路网  汤世岚  
  

【声明】:转载《中国公路》《中国交通信息化》《中国高速公路》《中国交通建设监理》稿件须经书面授权。索取授权书 QQ: 6673744。

  档案的真实记录为日后企业的发展提供最完全的准备资料,方便做出科学合理的分析,是制定发展方向最好的参考资料。近年来,江西省高速集团吉安管理中心一直把档案科学管理作为工作的重点,多措并举,着力提升全中心档案规范化管理水平。

  坚持软件硬件同向发力

  结合中心精细化管理,提出了“档案工作是业务工作,加强监管出效益”的理念,把档案规范化建设作为一项重要工作来抓。建立了中心档案工作管理机构,明确了分管领导、主管部门和负责人、兼职档案管理员和主要工作职责,中心13个所属单位都配备1名兼职档案管理员。完善了《吉安管理中心档案管理办法(试行)》和《吉安管理中心文件材料归档范围和档案保管期限表》,明确了档案查借阅流程,实施档案查借阅登记制度。安排人员参加省高速集团的档案管理培训,并邀请省档案局专家来中心讲解档案管理及相关法规,提高了档案管理人员的业务水平。制定了《综合行政工作考核细则》,将档案工作纳入综合行政工作考核。坚持年度综合检查和日常交叉检查相结合,对档案收集完善、整理规范及时的单位给予表彰鼓励,对工作不力的单位,提出批评、限期改正,推动档案管理工作提质增效。

  中心机关及所属单位均建立了档案库房,配备档案柜72组,配备了办公电脑、打印机、数码相机等辅助设施。加强档案库房日常管理,安装防盗窗、警报器,配置灭火器、电风扇,做好通风、防火、防盗、防潮等工作,特别是加强防尘保洁,进档案室必须着防尘拖鞋,确保档案室干净、整洁、安全,提高档案室管理工作水平。

  坚持全过程管理

  实现全覆盖。以《吉安管理中心档案管理办法(试行)》为依据,根据中心实际情况,中心档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案和实物档案等7大类档案,涵盖了中心工作的方方面面。

  实现零缝隙。一是抓好撤所并站的对接。加强中心机关与所站之间的联系沟通,抓好所与所的横向对接,确保老所档案及时移交到新所。二是抓好中心档案保管地点的对接。将原泰井管理处的档案整合至在中心档案室统一管理,方便了档案的查阅与利用。三是抓好纸质档案与电子档案的对接。采取纸质档案与电子档案同步归档,丰富了档案的内容。

  实现严标准。一是严把材料收集关。把各类档案收集责任,落实到各部门具体工作人员头上。二是严把材料整理关。制定了统一的档案整理标准,要求档案管理人员对材料仔细鉴别,认真审查材料真实性、完整性和保存价值,确保档案材料齐全、手续完备。三是严把档案存放关。所有档案都在规定档案库房摆放。推广使用国家统一制式的档案盒、目录纸和标签、标注,单位基本情况从档案盒外观上就可完整、清晰地反映出来。

  坚持提升管理效用

  开展“向档案要效益”活动,使原来不说话的“死档案”变成了促进工作的“活源泉”。通过查阅会议记录、会议纪要、原始文件,为中心阶段工作、人事任免、岗位调整和经费使用情况提供办理参考依据,通过档案记载查阅,从中寻找工作存在问题,做到在档案中找“病”源。发挥档案记录作用,把每项工作落实、制度执行情况记入档案,作为第一手资料保存,真正使档案成为反映和体现工作的一面“镜子”。 ( 来源: 中国公路网 作者:汤世岚 )

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